由于空间与展台面积限制,对展台的设计与整体空间结构布置增加了设计难度,特别是50平方以下的展位设计,如何应用灯光、色调、布局等设计技巧使展台由小变“大”、科学合理,是整个展示效果图设计和展示活动的成败关键。由于空间限制,展示的产品是小体积的,陈列密度也应少而精,选择典型并具有代表性的产品,而通道则要宽大以保证观众的人身并使展厅显得宽阔。
组织工作是资源整合。组织一个会展活动,要有策划人员、招商人员、设计人员、管理人员、搭建人员、安保服务人员等,单靠某一个人或者某一类人不能完成这项工作,只有多个工种的多个人员密切配合,相互支持,才能完成一个系统工程。你认为设计工作不重要,可是没有这类人员,就很难科学规划展位,或者完成展位设计;你认为策划工作不重要,可是没有这类人员,就难以很好地搭配展会中的相关活动,充分烘托展会的良好氛围;你认为安保工作不重要,可是没有这类人员,一旦展会上发生盗窃、火灾、打架等事件,自己很难处理……总之,组织工作的资源整合主要在于整合“人”和“工种”,让每个人各归其位、各尽其才,让每个工种各显所能、各司其职。
关于会展前期策划要注意的细节:
①信息发布,从媒体上分有印刷品、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
②回执,对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计和确认回执有效,接下来需要做的就是资源分配,主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。
③回执可以有多种形式,传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知。
策划案的关键在于论证的科学性。论证环节不科学,方案就不可能具有可行性。因此,在会展策划案的编撰过程中,要重视科学方法和科学数据的运用。论证的科学性体现在很多方面,如:使用概念要严谨,不能随意乱说乱写;引用数据应当标注来源,数据来源要;可行性研究中,不能用图表代替论证,SWOT分析要有文字表述;竞争对手分析要详细采集数据,进行比较,并与策划方案的内容关联起来,不能道听途说,随意从网上复制;重要数据要进行调查研究,采集数据,要亲自到现场考察调研,和相关企业进行面谈或电话沟通,不能凭空想象,更不能杜撰支撑材料;财务分析的数据要有科学依据,不能随意杜撰等等。